ÁREAS CRÍTICAS DE RENDIMIENTO (ACR)

Hola amigos, hoy hablaremos acerca del "enfoque", el gran problema para administrar tiempo no es la falta de este recurso en sí, sino la falta de enfoque que hace que nos diluyamos en otras tareas menos importantes y finalmente seamos poco eficaces y eficientes.

Una forma muy sencilla para lograrlo es identificar cuales son tus áreas críticas de rendimiento o ACR, el ejercicio es idéntico a la llamada rueda de la vida de coaching y con ella podrás saber exactamente donde poner tu energía y así lograr resultados extraordinarios.

Yo usaré como ejemplo 10 áreas de rendimiento, pero tu puedes colocar las que desees ya sea agregando o quitando. Estas son:

1.   Desarrollo personal

2.   Espiritual

3.   Finanzas

4.   Desarrollo Profesional

5.   Familia

6.   Pareja

7.   Amigos

8.   Hobbies

9.   Salud

10. Trabajo

Una vez hayas identificado las tuyas, debes poner una puntuación que va de 1 a 10 que representará tu actual desempeño en ella. Así sucesivamente con todas las restantes. Cuando termines, debes unir los puntos para formar algo así como un círculo. (Si aparece una figura extraña no te preocupes, aún tienes posibilidades)

Después que hayas hecho tu valoración actual, llegó el momento de decidir muy seriamente a que valor te gustaría llegar en cada una de estas áreas en el futuro. Toma un lápiz de distinto color y marca el valor que desees lograr. Luego une los puntos y tendrás una nueva figura. 

Bueno, ahora conoces cuál es la "brecha" que debes cubrir para aumentar tu eficacia y eficiencia en tus áreas críticas, este es el principio para enfocar tus esfuerzos, ya que después vendrá la etapa de generación de metas y objetivos.

Te invito a probar esta herramienta, no te tomará más de unos minutos y te será de mucha utilidad. La imagen anterior te servirá de ejemplo y además te dejo un "radar chart" en blanco para que lo puedas usar de borrador.

Que estés muy bien y continua con tu excelente trabajo. Nos vemos en la próxima entrada.

HERRAMIENTA DE CUARTA GENERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Hola amigos, hoy quiero compartir con ustedes una herramienta basada en la cuarta generación de la administración del tiempo, así la tendrán de referencia para cuando decidan crear su propia estrategia de gestión de tiempo. Esta herramienta se presenta en el libro "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas" de Stephen Covey.

La cuarta generación se basa en el liderazgo eficaz y la administración eficiente, por lo que su primer punto es definir nuestros ROLES, es decir, identificar de forma clara cuales son las áreas donde he decidido ser efectivo. Por ejemplo, rol de padre, colega, empresario, miembro de la comunidad, etc. 

En segundo lugar debes establecer dos o tres metas semanales que te ayudarán en la gestión de cada rol, recuerda clasificar y priorizar tus tareas antes de hacerlo.

En tercer lugar debes adaptar las metas en una programación semanal y definir que meta sería la prioridad de ejecución de rol. Es decir, cual de las dos o tres metas antes establecidas será la que generará el mayor impacto a tu gestión personal. (En caso que tengas que decidir en el camino dejar alguna afuera y reprogramar)

El cuarto lugar consiste en llevar a cabo una revisión diaria del programa, para estar atento a cualquier cambio que pudiera interferir en el cumplimiento de tus metas, de esta forma puedes decidir tomar acciones preventivas para el cumplimiento, o bien dejar para otra oportunidad.

En último lugar, debes verificar que tu programa sea coherente, es decir que exista armonía entre visión, misión, roles y metas. Equilibrado, que te ayude a identificar aquello que es importante en tu vida ya sea salud, familia, desarrollo personal, etc. Centrado en las cosas importantes (cuadrante II), incluir actividades que te dejen una sensación de ir avanzando, disminuyendo las urgencias. Tener una dimensión humana, es decir considerar ser eficiente con las cosas y eficaz con las personas. Ser flexible, la idea es que no seas esclavo de tu programa, recuerda que es una herramienta a tu servicio. Finalmente, debe ser portátil, para que puedas revisarlo en cualquier lugar y a cualquier hora del día, gracias a las nuevas tecnologías podrás lograrlo.

Esto será de mucha ayuda para tu gestión, más adelante revisaremos las ventajas de las herramientas de quinta generación. 

Nos vemos en la próxima entrada, pueden compartir si les gustó. Si tienen consultas o quieren aprender más, no duden en contactarme.  Que estén muy bien... :-)

TÉCNICA TIMEBOX

Esta técnica es similar a la Pomodoro, pero no esta limitada a intervalos definidos, se deriva de la industria del desarrollo de software en los 90's, es una forma muy sencilla de aprovechar los tiempos muertos que aparecen en tu agenda, es muy fácil de entender y aplicar.

Primero que todo, debes mantener una lista de tareas pendientes que no sean urgentes, estamos hablando de cosas importantes del cuadrante II, también pueden ser tareas de cuadrante III si lo deseas. La idea es que sea larga, de duración incierta y no prioritaria.

En segundo lugar, debes identificar los tiempos muertos o disponibles que tienes en tu agenda diaria, para elegir una tarea desde tu lista de pendientes TimeBox. 

En tercer lugar, debes poner tu reloj con alarma en el tiempo definido o disponible para trabajar, en este periodo no habrá descanso hasta finalizar, ya sea que se termine la tarea o que se acabe el tiempo.

Cuando suene la alarma, si no pudiste terminar, aparta hasta un nuevo tiempo muerto o bien, si pudiste terminar, elimina la tarea desde tu TimeBox de pendientes.

Para que el método funcione aún mejor, te recomiendo que utilices algún medio para priorizar, así puedes elegir de mejor forma a la hora de tener un espacio en tu agenda. 

Recuerda que para tareas de cuadrante III, lo ideal es delegar.

Espero que sea de utilidad, si tienes preguntas al respecto, no dudes en contactarme a mi correo personal.

Nos vemos hasta una nueva entrada.

COMO HACER MÁS EN MENOS TIEMPO...

En julio del año pasado subí esta nota, donde se mostraba una forma de engañar tu mente para ser más efectivo. Yo la he puesto en práctica y he logrado aumentar mi productividad en un 300%.

Nuestro cerebro es una pieza única de ingeniería divina y cuando debemos cumplir con nuestras labores, este tiende a ocupar todo el tiempo disponible para hacerlo. Pongamos un ejemplo.

"Imagina que tienes tres tareas importantes que cumplir en una jornada normal de 8 horas, tu cerebro va a tender a utilizar todas esas horas para cumplir esas tres tareas rellenando inconscientemente con muchas otras actividades, tales como: revisiones constantes de tu teléfono, revisiones de facebook, conversaciones con colegas, revisión de otros documentos, tomar café, tomar café y tomar café, en fin, un sinnúmero de otras actividades menos importantes. Puede ocurrir que al final del día tendrás la sensación que podrías haber hecho mucho más, sobre todo si solo alcanzaste a hacer solo una o dos tareas de las tres."

El truco está ahora en lograr convencer a tu cerebro que solo tienes 4 horas de las 8 para completar las tres tareas importantes, para ello debes planificar muy bien lo que necesitas hacer para cumplirlas y poner un plazo que no sobrepase la mitad de tu jornada, inicias a primera hora de la mañana, procura no tener interrupciones, recuerda que esas tres tareas corresponden al 20% que te genera el 80% de resultados, así que si las logras, tendrás toda la tarde para dedicarla a otras actividades como avanzar en proyectos atrasados, manejar imprevistos, etc. (Si alguien necesita hablar contigo, le puedes decir que en la tarde lo podrás atender)

Al principio es complejo, pero si logras cambiar tus hábitos (revisaremos esto en otra entrada) y domar a tu subconsciente, te aseguro que tu vida tendrá un cambio radical, te sentirás en control y capaz de hacer cualquier cosa y si por algún motivo no alcanzaste a terminar en la mañana, tienes toda la tarde para hacerlo, pero trata de que no se vuelva una costumbre.

Espero que estén muy bien, nos vemos en la próxima entrada...

KANBAN BOARD

Si actualmente tienes problemas para cumplir con tu agenda virtual o recordar que tareas tienes pendientes, te recomiendo usar esta herramienta llamada "Kanban Board", que te ayudará a visualizar de forma más clara aquellas cosas que están en tu lista de espera, las que están en ejecución y las que están terminadas, este es un medio complementario para el 20% de tus tareas que generan el 80% de tus resultados. (Pareto)

Es facilísimo, tomas una pizarra blanca y colocas tres líneas separadoras verticales con cinta adhesiva de color negro, luego le das nombra a cada una de las columnas; la primera de la izquierda <<Por hacer>>, la del medio <<En ejecución>> y la columna de la derecha <<Ejecutado>>.

Muchas personas tienen problemas para trabajar con la tecnología (celulares, laptos y tablets) ya que son un medio de trabajo convergente y ellos poseen pensamiento divergente y por lo tanto es difícil usarlos para tener una amplia perspectiva de planificación. Fue súper utilizada por los equipos de trabajo en la industria de desarrollo de software en los noventa y se ha ido adaptando a las necesidades generales de la industria de hoy. Con "Kanban Board" es fácil visualizar lo que está sucediendo, ya que por la mañana al llegar a tu oficina, basta solo agregar o cambiar de lugar los post-it y dar un vistazo para saber como será tu día, además los viernes, podrás hacer un recuento semanal o dejar proyectos listos en el cuadro <<Por hacer>> para tomar el lunes siguiente en la mañana.

Cada color de post-it puede significar un tema o prioridad determinada, sólo con un marcador puedes agregar información de importancia; como nombre de la tarea, recursos necesarios, fecha límite, etc. Además puedes ir agregando información a medida que los vayas cambiando de posición.

Otro punto importante es el campo <<Ejecutado o Realizado>> que te servirá como "recompensa psicológica" para que seas consciente de la cantidad de trabajo que has sido capaz de procesar, eso sí, cada cierto tiempo debes depurar ya que te sorprenderás la cantidad de cosas que eres capaz de hacer cuando cuentas con un medio de planificación de este tipo.

Excelente para compartir ideas con tu equipo de trabajo, sirviendo como panel de información para todos los integrantes. (Te puede ahorrar muchos email y explicaciones de pasillo)

En una de las imágenes aparece el que tengo en mi oficina, para que tengan una idea de como aprovechar la pizarra.

Que estén muy bien. :-)