PREOCUPADO DE LAS HORMIGAS Y LOS ELEFANTES ESCAPAN POR LA PUERTA PRINCIPAL

Muchas personas actualmente y desde hace mucho tiempo, se preocupan demasiado de cosas que no son importantes para su vida, dejan de lado todo aquello que les puede significar una diferencia tremenda en el modo de hacer sus actividades. 

Estoy seguro que la mayoría de ustedes ha visto o leído la historia de la vasija con las piedras, donde se le pide a alguien que utilice piedras de diferentes tamaños para llenar una vasija, existen piedras grandes, medianas y pequeñitas, al principio la persona trata de colocar las pequeñas y medianas primero, pero no tiene espacio para las grandes, en la vida real ocurre lo mismo, si ponemos las cosas pequeñas primero, no tendremos tiempo para trabajar en las cosas grandes o importantes, damos espacio a las pequeñas crisis y terminamos nuestros días sin comprender por que tenemos la sensación de hacer mucho y avanzar poco. Para ser realmente efectivo con el uso de nuestro tiempo, debemos hacernos cargo de lo importante, darnos el tiempo para la preparación, cultivar relaciones, etc., en resumidas cuentas efectuar una evaluación de nuestras cuatro dimensiones para saber cual de ellas esta fallando, la dimensión física, la dimensión espiritual, la dimensión mental y la dimensión social/emocional, si estamos en armonía y nos encargamos de lo importante, podremos prevenir crisis y pasar a la segunda etapa de trabajar sobre la eficiencia, recuerden que el liderazgo se relaciona con la efectividad y la administración con la eficiencia.

Ahora respecto al titulo de esta entrada, tiene que ver exactamente con lo de las piedras, supongo que están acostumbrados a escuchar a muchas personas que se quejan todo el tiempo de cosas pequeñas o las hormigas, se centran en pequeños gastos, pequeñas pérdidas de tiempo, en fin, en los detalles, sin tener resueltas aún las cosas grandes, que corresponden al cambio significativo del que les hablaba anteriormente, es decir no se dan cuenta que los elefantes se les escapan por la puerta del frente por estar preocupadas de las hormigas, creo que ustedes sabrán reconocer muchos ejemplos en la vida familiar y empresarial.

Tengamos claro que no es malo centrarnos en las cosas pequeñas, pero para ser efectivo y eficientes, debemos resolver primero los asuntos importantes de nuestra vida, así podremos terminar el día con la sensación de misión cumplida. Una forma para iniciar este proceso, es que todos los días iniciando su jornada, revise todas las tareas que deba efectuar, de ellas, identifique las tres o cuatro más importantes que lo dejarían satisfecho al final del día y comience por ejecutarlas, todo lo demás también se puede hacer, pero centre sus esfuerzos en las elegidas, al terminar el día se dará cuenta la ganancia obtenida. Ahora, esto también lo puede hacer finalizando el día, donde puede evaluar lo ocurrido y elegir inmediatamente las tareas importantes del día siguiente, así podrá tener un bosquejo del plan a seguir para alcanzar estos objetivos diarios. (Para evaluar solo bastan algunos minutos, no es necesario pasar horas y horas haciéndolo. En mi caso particular, utilizo 10 minutos diarios para evaluar y planificar al terminar la jornada y 10 minutos el día siguiente para ordenar ideas y comenzar a trabajar)

EVALUACIÓN INICIAL

Si usted llegó a este blog, creo que es por alguna de las siguientes razones que plantearé a continuación y le aseguro que debe estar sufriendo por lo mismo que la mayoría de la población actualmente.

 

Le pido que trate de recordar cuantas veces a escuchado esta semana decir a otros o a usted mismo; no tengo tiempo, ojalá el día tuviera más horas, no pude llegar antes, me olvidé completamente de la cita o reunión, etc. Si lo ha hecho, no se preocupe porque es un problema que tienen la mayoría de las personas de nuestra generación debido a el acelerado avance de las tecnologías de la información, esto es explicado en una entrada anterior de este mismo blog.

 

Ahora le pido que por favor revise el siguiente listado y trate de visualizarse a usted mismo en alguna de estas situaciones; trabaja más allá de su horario normal, generalmente lleva trabajo para su casa, duerme mal por la preocupación de cosas pendientes, constantemente es interrumpido en su oficina y recibe llamados inoportunos que le quitan su tiempo, le molesta al no avanzar en su trabajo por la irresponsabilidad de otros, hace interminables listados de tareas que apenas consigue ejecutar los cuales se juntan con los del día siguiente, olvida fechas/horarios de citas y reuniones, tiene su bandeja de correo repleta, se siente desorientado respecto a donde van a parar sus minutos, siente que los días pasan y no le rinden, siente que por más que se esfuerce no logrará ponerse al día con sus tareas por no tener idea de como empezar, le faltan espacios para compartir con familia y amigos, siente que el tiempo de descanso y recreación es una pérdida de tiempo.

 

Bueno, no se sienta mal por que como le dije anteriormente, este sentimiento es generalizado, ahora me gustaría que medite acerca de las siguientes preguntas, que tratan de hacer la conexión con las situaciones planteadas; ¿Cuál es su horizonte de planificación personal, el próximo mes, la semana entrante, mañana o apenas unas horas? ; ¿Para su trabajo, realiza una planificación semanal y/o diaria? ; ¿Dedica tiempo en la semana para actividad física, leer un libro, revisar sus valores o compartir con familia o amigos? ; ¿Se propone metas anuales en vísperas de año nuevo? ; si lo hace, ¿Evalúa el cumplimiento de sus metas cada año? ; ¿Utiliza algún modelo externo o propio para la gestión de su tiempo? ; ¿Qué podría estar haciendo de diferente hoy, que pudiera traer un tremendo beneficio para el logro de sus metas en su ámbito personal? ; ¿Eso que podría hacer, le significaría un beneficio en su ámbito profesional también?

 

Espero que la revisión de las situaciones y las preguntas le sirvan de ayuda para poder evaluar la forma en que está gestionando sus tiempo o para ir más allá, la forma en que se está gestionando a si mismo para el cumplimiento de sus tareas. En las próximas entradas obtendrá más información útil que le ayudará en la elaboración de un proyecto de administración personal del tiempo.

 

Excelente semana, recuerde dedicar unos 15 minutos para planificar su semana...le aseguro que será muy beneficioso...

 

 

 

 

EL PROBLEMA ES LA INFORMACIÓN

Se han puesto a meditar acerca de la cantidad de información que reciben a diario. La tecnología (internet, medios de comunicación, aparatos electrónicos, etc.) nos han convertido en verdaderos esclavos de la información.

"Quien habría pensado hace 10 años, que íbamos a tener pánico de olvidar el teléfono móvil, por el hecho de que se genere una llamada pérdida ó por la incapacidad de responder un mail ó mensaje a tiempo"

"Actualmente, un ejecutivo promedio de cualquier empresa, en un solo día, recibe toda la información que hace 100 años una persona recibía en toda su vida"

El gran problema, es que hacer con toda esa información...

¿Cómo la administramos, cómo la gestionamos?

Ese, es el verdadero desafío al que nos enfrentamos...

REUNIONES EFECTIVAS

Una forma de aprovechar mejor el tiempo en el trabajo, es a través de la generación de reuniones efectivas.

Para ello, debes definir primero si es necesario citar a una reunión o no, luego, determinar el propósito y cuales son los aspectos importantes a discutir, después debes preparar una agenda y enviarla a los asistentes para que puedan dar su opinión al respecto. Una vez en la reunión, recuerda comenzar a tiempo por respeto a los asistentes puntuales, revisa cada unos de los aspectos de la agenda dentro del tiempo estimado, una vez finalizada la reunión, haz un resumen con los acuerdos, responsables y plazos para enviarlo a los asistentes, será de mucha utilidad la próxima vez.

Algunas estadísticas respecto a reuniones; el promedio de reuniones a las que asiste un profesional ó administrativo de cualquier empresa es de 62 al mes, de estas, la mitad es considerada una pérdida de tiempo, es decir, mensualmente pasamos 31 horas en reuniones que no nos llevan a ninguna parte. (como es promedio, puede que tu pases muchas más horas perdiendo tu tiempo)

Del asistente tipo podemos decir:

91% se distraen durante la reunión.

96% se pierden alguna reunión consciente o inconscientemente.

39% se duermen.

45% están agobiados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir.

73% hacen otras cosas durante las reuniones. (Facebook, Twitter, Mail, etc)

47% se quejan de que las reuniones son la principal pérdida del trabajo.

RITMO DE VIDA

Se han puesto a pensar cuales son los factores que determinan el "ritmo de vida" en nuestra sociedad actual.

El primer factor determinante es el bienestar económico, las sociedades con una mejor economía, tienen una tendencia a un ritmo de vida mucho más rápido que las sociedades con economías más bajas.

El segundo factor determinante es el grado de industrialización que esta íntimamente ligada a la primera, las sociedades con una grado mayor tienen la tendencia a poseer una economía más rica y por lo tanto un ritmo más rápido. Es correcto indicar que la revolución industrial dio inicio igualmente a una revolución del uso del tiempo, ya que hasta esa época nunca se había cuestionado la eficiencia del trabajo. Por otro lado, es una ironía el pensar que mientras más industrializada sea la sociedad, sus habitantes tienden a tener menos tiempo para ellos mismos.

El tercer factor corresponde al tamaño de la población, las sociedades más grandes tienden a tener ritmos más rápidos, que según sociólogos se relaciona con los dos factores anteriores, ya que las personas de las ciudades más pobres se mueven a los centros más ricos en busca de oportunidades.

El cuarto factor es el clima, las sociedades de lugares con climas más calurosos tienen ritmos de vida más lentos que las sociedades de lugares más fríos.

El quinto y último factor corresponde a los valores culturales, las sociedades más individualistas tienen ritmos de vida más rápidos que las sociedades que ponen el bien común por sobré el individual.

Fuente: Robert Levine. (A geography of time)

ORDEN Y BUEN USO DEL TIEMPO

Parece lógico que el orden y la organización de nuestro espacio físico estén íntimamente relacionados con el correcto uso de nuestro tiempo. Cuantas veces nos ha sucedido que debíamos entregar un reporte y no lo encontramos por ninguna parte, quizás escondido en varios lotes de papeles que vamos almacenando sobre nuestro escritorio por carecer de un sistema de organización y lo que es a veces peor, no eliminamos inmediatamente las cosas pequeñas que toman poco tiempo hacer, ya que hemos colapsado ante la falta de priorización.

Una vez leí en una revista, que un escritorio desordenado denota que la persona está pasando por un período de caos mental y si a esto, se suma a una oficina desordenada, es mucho más difícil para la persona lograr salir de esta situación particular, ya que su entorno contribuye a este caos.

Como una forma de solucionar el problema que sufren la mayoría de los trabajadores hoy en día y que hacen perder millones de dólares a sus empresas por falta de eficiencia, se puede utilizar un sistema de organización, tales como simples carpetas con priorización A-B-C o utilizar métodos más sofisticados como las "5 S" japonesas, que se valen de la clasificación (SEIRI), ordenamiento (SEITON), limpieza (SEISO), estandarización (SEIKETSU) y disciplina (SHITSUKE) para solucionar el eterno problema de que es lo que necesitamos y en que cantidad para efectuar de mejor forma nuestras labores.

Para ser más efectivos en la forma que nos administramos y así tener más tiempo, es de suma importancia un sistema de organización física, ya que gracias a el podemos ahorrar valiosos minutos en la búsqueda de documentos o elementos de trabajo.

Si desean saber más pueden buscar material en la página de facebook: "Éxito y Buen uso del tiempo"

EL SEGUNDO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Por fin, ya hemos llegado al segundo cuadrante y si usamos de buena manera, puede significar un cambio sustancial en nuestra manera de enfrentar situaciones y programar nuestro quehacer diario.

Primero que todo, este cuadrante (II) esta enfocado a generar visión y perspectiva, esta íntimamente relacionado con nuestro hemisferio derecho donde nace nuestra misión personal, es la base para vivir el liderazgo personal efectivo, es nuestra fuente de equilibrio personal, el lugar donde aprendemos a confiar en nosotros mismos. Gracias a todo esto, aprendemos a gestionar nuestras crisis, aprendemos a evitarlas, utilizando nuestro lado Proactivo.

Se genera una transición desde el sentimiento de falta de control a casi una totalidad de control, ponemos énfasis en las personas y las relaciones, no en las cosas o actividades. Para esto, debemos considerar el ser efectivo con las personas y eficientes con las cosas, es decir, a las personas no las podemos encasillar en una agenda con un tiempo determinado, debemos trabajar en crear valor en nuestras relaciones y por lo tanto, no podemos decirle a nuestra esposa que tenemos 10 minutos para estar con ella o decirle a nuestros colegas de trabajo que tenemos 5 minutos para atender sus necesidades, eso significaría un bloqueo inmediato en la comunicación.

Con el pasar del tiempo, se aprende a ganar tiempo de otros cuadrantes para centrarse en el II.  Al trabajar en el, se obtiene un sentimiento de control que no se compara con nada conocido, somos consientes de nuestra responsabilidad (habilidad para elegir la respuesta), eso nos hace ingresar al grupo de "LOS QUE MARCAN PRIORIDADES" ó "PROACTIVOS"

EL CUARTO CUADRANTE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como quedamos de acuerdo anteriormente después revisaremos el segundo cuadrante de la administración del tiempo, así que ahora nos centraremos en el cuarto cuadrante, el cual, incluye todas aquellas cosas consideradas como triviales, algunas llamadas telefónicas, algunos correos electrónicos, en fin, situaciones que no aportan mucho a nuestra eficacia o eficiencia, en este cuadrante se incluyen las actividades agradables, el ocio, etc.

No es mal visto dedicar cierto tiempo a estas actividades, pero cuando nos centramos mucho en él, sufrimos las consecuencias y le damos el control de nuestras vidas a cosas externas, dejamos de lado las cosas importantes y muchas veces las urgentes para refugiarnos en lo agradable de no hacer nada. Son aquellos individuos que tienen el lema,"Si tienes algo que hacer mañana, déjalo para pasado mañana", yendo a casos extremos.

El resultado de esto, es una total irresponsabilidad ante la vida,  las personas recurren a este cuadrante para refugiarse después de pasar mucho tiempo en cosas urgentes, la idea principal es no hacer nada o si las hacemos, estas no tienen nada que ver con el camino de excelencia que nos gustaría seguir.

Una de las cosas a tener en cuenta, es que no se prohíbe trabajar este cuadrante de vez en cuando, pero tenemos que hacerlo de manera responsable, cuando no tengamos cosas pendientes o compromisos. Al aprender a trabajar en el cuadrante II, se generará mucho tiempo disponible y parte de este lo pueden dedicar a cosas del IV si así lo desean.

Como último mensaje, recordemos que las personas que logran el éxito, generalmente son expertos en triunfar sobre aquellas cosas que a la mayoría no les gusta hacer, como levantarse temprano, entregar los informes en la fecha prevista, dedicar tiempo al desarrollo personal, escuchar a los demás, descansar en vez de salir de fiesta, etc., es decir, tienen sus objetivos claros y lo que deben sacrificar para lograrlo.

Las personas que están inmersas en el cuadrante IV son considerados los "FLOJOS" para la cuarta generación (paradigma de eficacia), esos que no les gusta hacer nada por avanzar y culpan a los demás de su desdicha, pero no tienen la menor intención de levantarse de su silla, viven para descansar, jugar, pasarlo bien, sin tomar nada en serio, ni siquiera su propia vida, lamentablemente este ritmo no es sostenible en el tiempo.

Más adelante eso sí, revisaremos la quinta generación, donde el tiempo de ocio es considerado beneficioso para nuestro desarrollo y se trabaja en eliminar el sentimiento de culpabilidad cuando no hacemos nada.

EL TERCER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como podrán darse cuenta, nos hemos saltado el segundo cuadrante, así dejamos el análisis del segundo cuadrante para el final, mientras tanto nos preocuparemos del tercer cuadrante, que se enfoca en aquellas cosas que son urgentes pero que no son importantes. Muchas de ellas, están íntimamente relacionadas con la reputación, ya que corresponden a la solución de crisis de otras personas, su enfoque es en los plazos cortos, se piensa que la planificación y la prevención no valen la pena y existe un sentimiento se sentirse totalmente excluidos de control, que las cosas externas dominan la situación y se es un mero espectador de como pasa la vida propia. Ejemplos de esto, son aquellas situaciones cuando contestamos todos los llamados telefónicos inoportunos, aceptamos interrupciones mientras tratamos de ejecutar nuestras tareas, estamos dispuestos a asistir a cuanta reunión nos inviten (a pesar de que sabemos que estas no lleven a ningún lado), aceptamos el trabajo extra de otros, etc.

Todo lo que hemos comentado hasta el momento se podría evitar si supiéramos decir que "NO" sutilmente, pero lamentablemente no lo hacemos y recurrimos al lenguaje reactivo del "tengo", tengo que ir a la reunión, tengo que contestar la llamada, tengo que atender a este proveedor, tengo que ayudar con el informe, etc. Recuerden que siempre tendremos la opción de elegir nuestra respuesta y por lo tanto somos tan culpables como quienes nos empujan a realizar estas actividades.

Este cuadrante (III) se caracteriza por el personaje SUMISO, que se siente con las manos atadas, se siente sin las herramientas y a merced de lo que ocurre en su entorno, no tiene control sobre nada, esta situación puede llegar a generar mucho estrés, ya que el círculo de influencia es demasiado pequeño en comparación con el círculo de preocupación, denota en algunos casos baja autoestima por necesitar aprobación y validación externa continua. (muchos se aprovechan de estas personas, ya que se dan cuenta de su debilidad ante los requerimientos)

Un consejo, aprendamos a reconocer el valor que tienen para nuestras vidas las cosas importantes, aprender  a decir "NO" de vez en cuando, no significa que no tengamos capacidades, tampoco que seamos personas negativas, se debe procurar un enfoque en las cosas que realmente generan avance hacia la concreción de nuestros sueños y metas.

Te dejo planteada esta inquietud. ¿Actúas como SUMISO en tu hogar ó tu trabajo?

EL PRIMER CUADRANTE DE LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Anteriormente habíamos revisado los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo y ahora comenzaremos con la revisión detallada de cada uno de ellos. El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, aquellas que requieren de nuestra acción inmediata, entre los ejemplos que podemos citar, están: Informes de última hora, solución de algunos problemas en el hogar, llamadas y encargos de última hora de nuestro jefe, lo que generalmente llamamos "apagar incendios".

Como pueden observar, una de las particularidades de este cuadrante, está en la concentración de plazos muy cortos, genera estrés para quienes se ven inmersos en él, un patrón que se repite en aquellos que administran desde este cuadrante, es que se encuentran en un continuo estado de emergencia, al igual que un bombero, convirtiéndolas en personas expertas en administración de crisis. 

Siempre encontraremos con situaciones de este tipo en nuestra vida, pero se presenta el problema de que si vivimos siempre en situaciones de estrés, podemos terminar colapsando mentalmente o físicamente, recuerden que no somos superhéroes, pero si podríamos convertirnos en mártires empresariales.

Para una persona que vive en este cuadrante, se hace muy difícil planificar y pensar en las cosas importantes de su vida, esta demasiado ocupado en otros temas, la prevención y la planificación pasan a segundo plano, no existe tiempo para definir sus roles, metas y objetivos, no tiene tiempo para sus relaciones, sus hijos o su esposa, el chequeo médico puede hacerse la próxima semana, no queda espacio para educarse, en fin, ninguna actividad que genere capacidad de producción (CP) a futuro es considerada, llegando incluso a quedar completamente solos en casos extremos.

Una cosa que se debe tener en cuenta. "Todo aquello que es muy importante para nuestras vidas y que no revisamos hoy con tiempo, tengan por seguro que mañana será una urgencia del primer cuadrante"

Pongamos este ejemplo:

"Me solicitan que desarrolle el informe para un nuevo producto en mi empresa, tengo tres meses antes de la entrega y presentación, como es bastante, no me preocupo del tema, sé que debo investigar algunas cosas antes de redactar el informe, así que lo dejo para unos días más y me enfoco en lo más urgente. 

Pasan unas semanas y nuevamente recuerdo que tengo que entregar el informe, como soy muy seguro de mis capacidades, espero unos días más. 

Pasan los días y finalmente estoy a una semana de la entrega, así que procedo a investigar del tema, sé que puedo terminarlo en la fecha estipulada, ya que tengo esta costumbre desde la universidad, dejar las cosas hasta última hora. 

El problema se presenta cuando comienzo mi investigación, debo entrevistarme con algunas personas y tengo muchos problemas para coordinar mi agenda con la de ellos, finalmente logro reunir todo lo que necesito dos días antes de la entrega del informe, ahora debo trabajar dos noches seguidas para poder cumplir y presentar en la fecha prevista.

Por fin llegó el gran día, pude terminar una hora antes de la presentación, soy un genio!!!!

Lamentablemente ocurrió un problema, durante la reunión de presentación, me preguntaron algunas cosas que tuve que dejar fuera, por el poco tiempo que tenía, mi jefe se molestó bastante, así que tengo hasta mañana por la mañana para entregar lo que falta. Me siento fatal, estoy muy cansado, pero no tengo otra opción, tendré que trabajar hasta tarde nuevamente."

Como pueden ver en el ejemplo, la persona no optó por aprovechar el tiempo que tenía y postergo hasta que algo muy importante para su credibilidad como profesional se volvió una urgencia del primer cuadrante, su reputación fue dañada y finalizó muy cansado, pudiendo afectar en su desempeño de la semana completa.

Así como este, existen innumerables casos en los diferentes roles que desempeñamos, los invito a observar durante esta semana, que cosas importante estamos dejando de lado, que podrían convertirse en una urgencia. Además podrían efectuar una evaluación personal, para determinar si actualmente están actuando como bomberos en sus obligaciones cotidianas.

LA REGLA DE LOS CINCO MINUTOS

Este es un buen método para iniciarse en Time Management, exactamente 300 segundo que pueden cambiar tu vida. 

Este método trata sobre hacer inmediatamente todo lo que según tu evaluación te tome cinco minutos o menos en su ejecución, como hacer algunos llamados telefónicos, enviar o leer algunos email, buscar archivos en tu pc, buscar algo en tu casa u oficina, buscar información en internet,  etc.

Lo que trata de lograr, es eliminar esas pequeñas cosas de nuestra vida que podrían convertirse en una molestia o urgencia más adelante. De esta manera, puedes tomar el control sobre situaciones, disminuyendo tu bandeja de entrada, manteniendo el contacto con otras personas, organizando tus archivos para hacer las búsquedas cada vez más rápido, etc.

Al principio es complicado ya que cuesta determinar bien los tiempos de cada tarea, pero con práctica aprenderás a ser muy hábil en todo aspecto y responder con rapidez cuando sea necesario.

Te reto a que lo practiques por 30 días y verás el tremendo beneficio que generará sobre tu planificación habitual.

Más adelante se publicarán otras entradas que te puedan ayudar en el desarrollo de tu propio modelo de uso de gestión de tiempo.

CRONOBIOLOGÍA

Sinceramente no soy un experto del tema, pero he podido observar como como esta área de la ciencia puede explicar ciertos fenómenos que se relacionan con la forma de manejar nuestro tiempo.

La cronobiología es una ciencia, muy nueva por cierto, que se preocupa del estudio de como se producen los ritmos biológicos y su relación con la biología y la medicina. Para explicar esto, tenemos la evidencia de que en nuestro cerebro existe un grupo de neuronas llamadas Núcleo Supraquiasmático (NSQ), que se encarga de regular los ritmos circadianos (24 Hrs) mediante estimulación de la secreción de melatonina por la glándula pineal.

Esto es un punto de partida muy importante ya que llegamos a la conclusión de que nuestro propio cuerpo es un reloj en sí, de esta forma podemos reconocer ciertos patrones que nos impiden rendir de mejor manera respecto al cumplimiento de nuestras tareas, además explica ciertos fenómenos que aparentemente no tenían relación, como la estadística de accidentes de trabajo, estadísticas de catástrofes, estadísticas de ataques cardiacos, etc.

Como funciona de forma básica, el ciclo día-noche, a través de nuestra vista (ojos) genera la sincronización del NSQ el cuál toma como referencia el ritmo circadiano (24 Hrs), el cuál termina por regular los procesos internos de nuestro organismo. Así en ciertas horas y gracias a la secreción de melatonina (aprox. 21:30 hrs) comienza nuestra fase de sueño o de reposo.

Esto explica además ciertos fenómenos modernos de como se han ido modificando los ritmos circadianos en las ciudades de mayor luminosidad, convirtiendo a ciertas personas en buhós que funcionan de mejor forma de noche y alondras que lo hacen de mejor forma en la mañana. Así, el tiempo social afecta a los buhós y los hace sentir los efectos del jet-lag en la semana, ya que deben cumplir horarios de trabajo que inician muy temprano en la mañana y su organismo esta sincronizado para iniciar su funcionamiento cerca del mediodía, el fin de semana se usa para regular nuevamente y comenzar el lunes. (Es como si viajaran todos los días a trabajar a otra ciudad, con zona horaria distinta y usaran el fin de semana para volver a la suya para descansar)

Existen muchos estudios acerca del tema, los cuales iremos revisando de aquí en adelante, espero que todo esto nos sirva para descubrir nuestra relación con el tiempo, pudiendo mejorar en el logro de nuestras tareas.

Aquí les dejo una imagen que encontré en la web que explica de mejor manera como se desarrolla el ritmo en el transcurso del día.

Si saben más del tema, agradecería su colaboración :-)

Que estén muy bien...

LA CUARTA GENERACIÓN Y LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Como les conté anteriormente existen varias generaciones de la administración del tiempo, por ahora, antes de iniciar con lo nuevo, les mostrare la base sobre la cual trabaja la cuarta generación. Esta utiliza como herramienta principal la matriz de la administración del tiempo, la que pasó a  detallar a continuación.

La matriz es muy simple, partimos de la premisa que existen cosas que pueden ser de menos urgentes a muy urgentes, además de menos importantes a muy importantes, con esto surgen los cuadrantes.

El primer cuadrante (I) es de las cosas que son muy urgentes y muy importantes, por lo que requieren de nuestra acción inmediata, tales como, informes de última hora, solucionar un problema en el hogar, llamadas de nuestro jefe, concentración en plazos muy cortos, los otros ejemplos se los dejo a su imaginación.

El segundo cuadrante (II) es de las cosas que no son muy urgentes, pero si son muy importantes, por lo general, como tenemos tiempo las dejamos de lado, pero el problema es que estas cosas se pasan al cuadrante I si no las hacemos. Por ejemplo, usted debe entregar un informe a la junta directiva dentro de dos meses, se puede dar cuenta que tiene tiempo suficiente para recopilar información e interiorizarse del problema tranquilamente, lo malo, es que como tiene bastante tiempo lo deja de lado para dar solución a cosas más inmediatas olvidando por completo el informe. ¿Qué sucede el último día antes de la entrega?

El tercer cuadrante (III) es de las cosas muy urgentes, pero no muy importantes, no suman mucho a nuestra gestión personal, generalmente se concentran en plazos cortos pero aportan soluciones para otras personas. Algunas llamadas telefónicas, interrupciones en la oficina, algunos correos electrónicos, reuniones mal dirigidas que generan pérdidas de tiempo, etc.

El cuarto cuadrante (IV) es de las cosas que nos son urgentes y tampoco son importantes, puro descanso y nada más, por ejemplo ver televisión, jugar playstation todo el día, dormir siesta, no hacer nada, puras trivialidades, eso sí, podrán estar de acuerdo conmigo que no es malo hacerlo, pero los excesos no son muy buenos, así que la idea es tratar de dosificar un poco y complementar con otras actividades.

Si observan bien, el cuarto cuadrante corresponde a aquellas cosas que se consideran como desperdicio de tiempo para nuestra sociedad,  pero que ahora nosotros las consideraremos como "tiempo de oro", el cual, si es bien administrado puede traer grandes beneficios a tu vida.


Espero que tengan todo esto en cuenta a partir de ahora, en las próximas entradas iremos revisando más cosas interesantes. :-)

MODELO DE BUEN USO DE TIEMPO DE QUINTA GENERACIÓN

No sé si es muy aventurado proclamar un modelo de buen uso del tiempo de quinta generación, pero quisiera compartir con ustedes las otras cuatro y así podrán juzgar. 

La primera generación de la administración del tiempo se enfocaba en listas de tareas o check-list, el problema era, que al tener todo en un mismo listado era difícil determinar que tareas se realizaban en primer lugar dado que existían muchas prioritarias y se debía elegir entre ellas. (sobre todo cuando se tenían muchas A1 ó A2, muchas B1 ó B2, muchas C1 ó C2, etc...)

Luego vino la segunda generación, la cual se refugió en la agenda personal como un intento de mirar al futuro, era muy eficiente, pero solo para aquellos que eran muy ordenados y metódicos, además tenía el problema de la falta de prioridades que quedaban a criterio del usuario. 

La tercera generación estaba marcada por una fusión entre la calendarización de actividades de las agendas y las listas de tareas, se establecían metas a mediano y corto plazo según las prioridades del momento, el gran problema de esta aún utilizada herramienta, es que no discrimina entre aquellas cosas que son urgentes e importantes y las personas que las utilizan, incluso hasta hoy en día, terminan siendo sus esclavos, no fomentan sus relaciones y al ser carente de propósito, se siente un vacío en el estomago al final del día, ya que se pierde el sentimiento de control.

La cuarta generación es una de las maneras más efectivas de enfrentar el problema del tiempo, centrado en las cosas importantes, en las relaciones y en la matriz de la administración del tiempo, a mí en lo personal, me ha servido mucho para mejorar en varios aspectos y aún la sigo recomendando, pero tiene un solo pequeñito defecto, considera cualquier tiempo ocioso, como desperdicio de tiempo y tampoco considera la percepción del tiempo como la base de nuestras decisiones, que influyen en la ejecución de nuestras tareas y afectan nuestra relación con los demás. Pero no se preocupen, porque ese era el concepto de moda en los años 80 y 90, el que ha ido evolucionando con el pasar de los años gracias a nuevas teorías.

Ahora nos quedamos con el planteamiento de quinta generación que es una fusión de todas las generaciones anteriores, pero parte con el reconocimiento de nuestra percepción acerca del tiempo como la base para comprender nuestras deficiencias. Si no somos capaces de reconocer nuestra relación con el tiempo, jamás llegaremos a lograr resultados extraordinarios respecto del mismo, pensemos que todos somos diferentes y que aquello bueno para mí, puede que a mi vecino no le parezca así. Este nuevo planteamiento, utiliza lo mejor de la cuarta generación, pero sabe que cada persona es distinta y por lo tanto, primero debe reconocer su paradigma de tiempo desde muchos puntos de vista, ya sea por cronobiología, psicología, neurociencia o aspectos culturales, para que seamos capaces de conocer nuestra percepción o mapa de tiempo. Además el tiempo sin hacer nada o tiempo ocioso,  no lo consideraremos como desperdicio, sino como oportunidades de tiempo.

Espero que esta nueva concepción que planteo les pueda ayudar a mejorar de aquí en adelante, se que existen muchas personas que tienen grandes conocimientos del tema y espero que nos puedan ayudar de igual manera, si conocen a alguien, pídanle que les ayude de igual forma.

Mi intención es crear un gran movimiento mundial de enseñanza acerca de nuestra relación con el tiempo, ya que es nuestro bien más precioso, con el puedes lograr todo lo que te propongas, no hace falta dinero si tienes tiempo. :-)

BUEN USO DEL TIEMPO

Hola amigos, quisiera presentar a ustedes este nuevo blog que se enfocará en interpretar como es nuestra relación con el tiempo y la forma en que desarrollamos nuestras actividades. Es de mi interés personal compartir con ustedes tres años de estudios sobre este tema, donde revisaremos desde nuestra percepción del tiempo, tanto psicológica, biológica y social, pasando por descubrir nuestra misión o propósito en la vida, hasta el aprendizaje de técnicas que buscan usar con mayor eficiencia el reloj.

Una de las cosas muy importantes a tener en cuenta, es que el buen uso de este importante recurso es de por sí un tema complejo al principio, pero simple al final, ya que no se enfoca solamente en lograr hacer más cosas en menos tiempo, tiene que ver con la forma en que administramos nuestras vidas.

En los próximos días encontrarán bastante información al respecto, donde agradezco desde ya su colaboración para conocer vuestro punto de vista acerca del tema, haciendo llegar  sus consultas según la etapa en que se encuentren. La idea es que ustedes aprendan y yo también tenga la oportunidad de aprender se sus tantas experiencias. 

Los quiero dejar con este pensamiento de San Agutín de Hipona, aunque un poco complejo, resume el pensar de muchas personas.

“¿Qué es, pues, el tiempo? Si nadie me lo pregunta, lo sé; pero si quiero explicárselo al que me lo pregunta, no lo sé. Lo que sí digo sin vacilación es que sé que si nada pasase no habría tiempo pasado; y si nada sucediese, no habría tiempo futuro; y si nada existiese, no habría tiempo presente. Pero aquellos dos tiempos, pretérito y futuro,

¿Cómo pueden ser, si el pretérito ya no es y el futuro todavía no es? Y en cuanto al presente, si fuese siempre presente y no pasase a ser pretérito, ya no sería tiempo, sino eternidad. Si, pues, el presente, para ser tiempo es necesario que pase a ser pretérito, ¿cómo deciros que existe éste, cuya causa o razón de ser está en dejar de ser, de tal modo que no podemos decir con verdad que existe el tiempo sino en cuanto tiende a no ser?”.

San Agustín de Hipona. Cfr. Confesiones. Xl, 14, 17.-



Que tengan un gran día.